Як перейти на електронний документообіг з контрагентами — кейс Work.ua
У квітні 2018 року український сайт пошуку роботи Work.ua перейшов на електронний документообіг зі своїми клієнтами. А це понад 20 000 компаній за рік. В електронну форму вдалося перевести взаємодію з 98% клієнтів. Операційний директор Work.ua Дмитро Логінов підводить підсумки цього рішення і розповідає AIN.UA, як позбутися від застарілого паперового документообігу без втрат і наслідків, а з перевагами для бізнесу
Як було раніше

За правилами бухгалтерського обліку всім клієнтам, які купують послуги необхідно відправляти рахунки і акти наданих послуг. Рік тому ми відправляли ці документи в паперовому вигляді. Щомісяця це було:
  • 3000 відправлених актів;
  • 90 годин на друк і відправку документів;
  • 9000 аркушів А4 (18 пачок паперу);
  • 40 000 долл на відправку.
При цьому документів з кожним місяцем ставало все більше, пакетів з конвертами на відправку - теж, подальші перспективи всього цього нас не радували. Потрібно було або наймати ще одного бухгалтера, щоб це все працювало в такому ж вигляді, або якось докорінно змінити процес.
Ми обрали другий шлях і вирішили перейти на електронний документообіг. У цій статті ми розповімо по кроках, як ми вирішували це завдання, щоб ви теж могли перестати нищити папір і час і спростити процеси у вашій компанії. Поїхали!
Як перейти на електронний документообіг?

  1. Вибір компанії-партнера для обміну електронними документами. На жаль просто відправляти документи ел. поштою клієнтам не можна. Документи повинні бути завірені, щоб мати юридичну силу. Електронні документи, як і паперові, підписуються, тільки це відбувається не ручкою і печаткою, а електронно-цифровим підписом. Тому, щоб відправляти електронні документи, потрібна компанія-партнер. У нас були такі критерії для вибору партнерів:
  2. Збір даних для формування актів і рахунків. Щоб правильно оформити рахунок і акт, потрібно знати наступну інформацію: найменування та вартість послуг, правильна назва клієнта укр. мовою, ПІБ керівника, юр.реквізіти. Всі ці дані ми отримуємо автоматично за допомогою API Opendatabot на підставі виписки отриманих платежів за кодами ЄДРПОУ компаній або ІПН для ФОП. А потім автоматично завантажуємо всі необхідні дані в нашу CRM систему. Також ми заодно дізнаємося, чи є клієнт платником ПДВ.
  3. Автоматичне створення документів за зібраними даними. Далі ми налаштували єдині шаблони рахунків і актів, які підходять для всіх клієнтів. Формулювання ми зробили такі, щоб їх можна було формувати автоматично за даними, які ми отримуємо на попередньому кроці. Наприклад, в шаблоні не повинно бути відмін імені керівника.
  4. Вивантаження створених документів. Зручно, коли документи виглядають однаково в усіх системах електронного документообігу. Так простіше їх підтримувати в актуальному стані. Ми створили свої шаблони рахунку і акту в M.E.Doc через вбудований конструктор шаблонів і налаштували вивантаження через xml-файли. У «Вчасно» ми завантажуємо документи в pdf-форматі.
  5. Вибір компанії для відправки документів. Для кожного клієнта нам потрібно вирішити, через яку систему відправити йому документи: через M.E.Doc або «Вчасно».
  6. Масова вивантаження і відправка документів. Коли ми навчилися автоматично вивантажувати документи для одного клієнта, то вирішили налаштувати таке вивантаження для всіх готових документів відразу.
    Тепер ми автоматично створюємо акти для всіх рахунків, які підходять під умови:
    - рахунок сплачено;
    - в реквізитах рахунки обраний варіант відправки (M.E.Doc або «Вчасно»);
    - не створений акт за рахунком.
    Потім ми масово вивантажуємо ці щойно створені документи в вигляді xml і pdf файлів в M.E.Doc і «Вчасно».
  7. Робота з відхиленими документами. Частину документів не вдається відправити через M.E.Doc клієнтам, у яких не встановлена ця програма. Якісь документи відхиляють самі клієнти з різних причин. Ми відстежуємо ці ситуації і виправляємо, щоб кожен клієнт отримав документи. У нас в CRM бухгалтер може встановити статус «відхилений» до акту і додати коментар. Менеджери продзвонюють клієнтів з відхиленими актами і вирішують питання.
  8. Юридичні моменти. В принципі, на попередньому кроці закінчується процес підготовки і відправки електронних документів. При цьому, важливо проговорити ще юридичні моменти, щоб відправлені документи мали правову силу. Обмін електронними документами абсолютно не суперечить українському законодавству, про що зазначено в Законах України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис». Щоб все було по закону, потрібно закріпити з клієнтами угоду про обмін документами в електронному вигляді.

Що з результатами

Завданням впровадження електронного документообігу ми займалися 2,5 місяця і повноцінно запустили його в середині квітня 2018 року. За результатами можна сказати, що впровадження пройшло більш ніж успішно. 98% всіх актів ми відправили в електронному вигляді. А це більше, ніж 20 000 клієнтів за рік.

В результаті за 8 місяців:
  • Зекономлено 175 000 аркушів паперу (350 пачок);
  • Зберегли приблизно 14 дерев;
  • Витратили в 4 рази менше часу на відправку документів.
  • І заощадили понад 500 000 гривень на відправку.
    Такі підсумки перевершили всі очікування і довели і нам, і нашим клієнтам, що електронний документообіг - це вигідно, законно, просто, сучасно і економно! І найважливіше, що ми будуємо в компанії процеси майбутнього, а не минулого.

vchasno.ua