Як зменшити кількість паперових документів: кейс "Укрпошти" і "Вчасно"
Рахунки, акти виконаних робіт, списки згрупованих відправлень (форми 103) та повернення (форми 101) — всі ці документи "Укрпошта" надсилає в електронному вигляді за допомогою сервісу "Вчасно"
Перші кроки

Взаємодія "Укрпошти" та сервісу "Вчасно" розпочалася ще в 2017 році. Значну частину документообігу "Укрпошти" займала так звана "форма 103" — список згрупованих відправлень.

Для переведення цієї форми в електронний вигляд "Укрпошта" обрала сервіс "Вчасно" і запропонувала своїм контрагентам надсилати цей тип документів за його допомогою. Першопрохідцями стали компанії "Леттер Пак" та "Франко Пак". Вони вже більше року надсилають форми 103 в ЦОКК №5 в Києві в електронному вигляді. Ще на старті співробітництва в "Леттер Пак" оцінили переваги: стверджували, що обмін документами став набагато швидшим, адже зникла необхідність друкувати, підписувати ручкою і ставити печатку вручну.
Контроль процесів

Наступним етапом розвитку співпраці "Вчасно" та "Укрпошти" стало переведення в електронний вигляд документа-заявки в одному із найпрогресивніших підрозділів компанії — департаменті закупок.
Від співробітників цього департаменту у "Вчасно" дізналися про найбільшу проблему із цими документами — фіксація дати і часу, коли постачальник отримав заявку на закупку. У сервісі вирішили цей біль клієнта: у "Вчасно" є можливість зафіксувати, коли документ (заявка) був отриманий постачальником і коли він його переглянув.
Цей функціонал допоміг співробітникам "Укрпошти" не лише економити час, але й уникнути порушень термінів поставки.
Майбутнє без паперу

Перехід "Укрпошти" на електронний документообіг в роботі з юридичними особами поклав початок співробітництву тривалістю в майже 2 роки. Тепер електронними стали Форма 103 (список згрупованих відправлень), Форма 101 (реєстр повернень відправлень), Рахунок-фактура, Акт виконаних робіт та Акт взаєморозрахунків між дирекціями "Укрпошти".
Тепер клієнтам не потрібно везти із собою пачки, а іноді цілі коробки документів, щоб відправити вантаж. І це суттєво знижує витрати і збільшує швидкість обробки цих документів.

vchasno.ua