Як підвищити ефективність бізнесу за допомогою електронного документообігу: кейс Sovtes
Впровадивши електронний документообіг, майданчик для пошуку транспортних компаній і вантажів Sovtes не тільки збільшила швидкість обробки документів, але і зменшила ризики крадіжки вантажу
Про перехід на електронний документообіг

Перехід на електронний документообіг істотно підвищив і ефективність роботи майданчика, і швидкість укладання договорів між нашими клієнтами, і надійність послуг. При паперовому документообігу клієнти «спотикалися» про складність ідентифікації підписанта, низьку швидкість обміну документами між учасниками процесу перевезення. Інтеграція з хмарним сервісом електронного документообігу Вчасно вирішила комплекс проблем: тепер підписувати документи по маршруту (заявку на перевезення, рахунок і акт виконаних робіт) за допомогою електронного цифрового підпису можна не покидаючи систему Sovtes. Зараз ми також працюємо над процесом підписання товарно-транспортної накладної в електронному вигляді, щоб наші клієнти назавжди забули про проблеми, пов'язані з поштовою та кур'єрською відправкою цих паперів.

Важливий нюанс - вибір сервісу електронного документообігу, який стане партнером компанії. Ми звертали увагу на простоту і надійність рішення. Важливо, щоб клієнтові не потрібно було встановлювати на комп'ютер додаткові програми: «Вчасно» влаштований так, що для доступу до документів досить бути підключеним до інтернету. Для нас також була важлива гнучкість в процесі налаштування інтеграції з нашим онлайн-рішенням - і тут онлайн-сервіс «Вчасно» виявився поза конкуренцією. Крім того, ще один ключовий пункт - безпека і збереження документів. «Вчасно» зберігає документи на хмарних серверах, максимально захищених від злому, оскільки це хмарний сервіс - з ним у клієнта не виникне небезпеки зараження комп'ютера вірусом при оновленні.

Перші результати

Перше, що ми відчули буквально відразу - колосальну економію часу. В середньому пакет документів, що включає в себе заявку на перевезення, рахунок і акт виконаних робіт, передається протягом одного-двох тижнів після завершення маршруту. За допомогою електронного документообігу цей термін скорочується в рази. Ще одна найважливіша перевага - ідентифікація контрагента і побудова прозорих відносин з партнерами. При цьому надійність збереження електронних документів набагато вище, ніж паперових.

Електронний документообіг убезпечує перевезення

Електронний документообіг - це прозорий документообіг. Система фіксує і зберігає кожну дію: коли і ким створений документ, коли підписаний, кому відправлений, які були коригування. Електронні документи неможливо «втратити», «не одержати» або «вилучити». Звичайно, ніякі документи не застрахують вантаж від цілеспрямованої крадіжки. Однак електронний документ зменшить можливість підробки паперів, знижуючи можливість безкарного розкрадання вантажів. А це вельми поширена проблема на ринку перевезень.

vchasno.ua