"Пост Фінанс": електронний документообіг — тільки "за"
Спрощення щоденної роботи з документами і перехід на електронний документообіг — це економія ресурсів і часу
Проблеми росту: потрібна оптимізація

Рішення про впровадження електронного документообігу у всій Групі компаній «Нова Пошта» було логічним і своєчасним. Воно стало наслідком потужного зростання компанії в останні роки - документообіг з контрагентами ріс стрімко і нещадно. Тоді в компанії задумалися про сервіс електронного документообігу - і майже обрали M.Е.Doc. Однак вірусна атака (вірус Petya, що вразила багато комп'ютери саме через цю програму) змусила подумати ще раз і обрати сервіс «Вчасно».
Першим в структурі Групи компанії «Нова Пошта» на прийняте рішення відгукнувся «Пост Фінанс» - кожен місяць з наближенням термінів відправлення документів співробітники цієї компанії цілими днями заклеювали конверти з актами виконаних робіт. Впровадження «Вчасно» пройшло швидко: документи цієї компанії найменш трудомісткі у всій ГК «Нова Пошта».

Нюанси впровадження

Для того, щоб запрацював електронний документообіг, потрібно зробити кілька простих дій. Зокрема, надати розробникам «Вчасно» друковані форми документів, які використовуються в обороті. Ті заливають їх в свій сервіс - і електронні форми інтегруються з обліковою системою компанії.
Перехідний період, під час якого відбувалися налаштування інтеграції, в «Пост Фінанс» тривав місяць. Але після почалося найскладніше - взаємодія з контрагентами.


Як переконати контрагентів перейти на електронний документоообіг

Причини не погоджуватися на електронний документообіг були різноманітні. Хтось звично чинив опір новому, хтось був переконаний в більшій надійності та достовірності паперових документів, іншим не хотілося отримувати електронний підпис і реєструватися в системі «Вчасно».
Зараз в «Пост Фінанс» триває процес переходу контрагентів на «Вчасно»: з 1500 на папері ще працюють близько 350-ти. Скоротити і цю цифру менеджерам «Пост Фінанс» допомагають навчальні відеоматеріали, представлені розробниками сервісу - це відеоролики про його зручність, простоту і переваги.

У той же час переваги для самої компанії більш ніж очевидні:
  • замість 25 пачок паперу йде всього 5,
  • час роботи над документами скоротився в такій же пропорції - з 25 до 5 хвилин,
  • сумарна економія ресурсів становить близько 50 тисяч гривень на місяць.
Ще один важливий аргумент - підвищений рівень лояльності співробітників «Пост Фінанс» по відношенню до компанії, де їм тепер не доводиться займатися паперовою роботою в прямому сенсі слова. Мета компанії - перейти на повністю електронний документообіг, довести цей процес до повної автоматизації і при цьому скоротити час роботи з кожним контрагентом до мінімуму. І з якісними сервісами це - легко.


vchasno.ua