Олена Шустова: "Не хочеш робити "дурну" роботу — подумай, як цього не робити"
Головний бухгалтер Portmone Олена Шустова вже два роки намагається перевести контрагентів на електронний документообіг. Про складнощі впровадження інновацій, про ледачих бухгалтерів, про переваги масового переходу на електронні документи, а також про перспективи цифрових бізнес-процесів в Україні
Чому задумались про електроні документи

Я дуже ледачий бухгалтер і ненавиджу папірці. Я люблю працювати з даними, з аналітикою, робити звіти. А шосте число кожного місяця, коли я витрачаю цілий день для того, щоб підписати 3-4 пачки паперу, я ненавиджу. Рука відвалюється: спочатку проштампувати, потім все це підписати, потім запакувати і відправити. Сюди ж - чергові дзвінки іншим бухгалтерам для уточнення реквізитів або повноважень підписантів.
Мені завжди дуже хотілося позбутися від рутинної однотипної роботи, а також щомісячних виправдань про відсутність оплат через неотримання документів. Взагалі найбільша проблема, з якою бухгалтер стикається після 20-х чисел, починаючи працювати з дебіторською заборгованістю, - це відсутність оплат через неотримання документів. При цьому "неотримані документи", як правило, все-таки були отримані, але загублені на столі у бухгалтера або свідомо проігноровані. У мене є чудовий контрагент, з яким ми висилаємо документи з повідомленням про вручення, рекомендованим листом і кожен місяць - одна і та ж історія: «Ми не отримали». При цьому хтось розписується, отримує документи за довіреністю і потім вони губляться.

З якими системами електронного документообігу працюєте?

Зараз ми працюємо з декількома системами одночасно. Починали працювати з "M.E.Doc", а з 2017 року підключилися також до "Вчасно". В обох систем є свої переваги і обмеження. "M.E.Doc" дозволяє без проблем завантажувати стандартні документи. Якщо документи потрібні специфічні, потрібно за допомогою програмістів створювати і підключати свої шаблони. У той же час, у системи є серйозні обмеження, які мене бентежать. По-перше, документи, які у мене підписані в "M.E.Doc", я прочитаю тільки в "M.E.Doc". Тобто відкрити документ я можу тільки в цій системі. Також є складнощі в роботі з філіями. Якщо у підприємства є тільки одна бухгалтерія - все чудово, але якщо їх декілька, то починаються муки: документ буде відправлений кудись в центр, але відповідальні особи про це навіть не дізнаються. І третє обмеження - це ціна. Для того щоб працювати в "M.E.Doc", потрібно купити ліцензію. Тобто просто запросити когось підписати документ не вийде.
Головний критерій, який був для мене важливий - легкий вхід. Тобто людина повинна без зайвих труднощів просто зайти і підписати документ. Тепер, коли я завантажую документ, мій контрагент отримує повідомлення від «Вчасно», що "Олена Шустова,«Фінансова компанія МБК» надіслала вам такий документ". Він за цим посиланням заходить, авторизується своїми ключами (ЕЦП - електронно-цифровим підписом - ред), підписує документ - і все готово.

Процес підписання займає 30 секунд, а безкоштовність є безумовним плюсом.
Як стимулюєте контрагентів переходити на електронний документообіг

Ми їм пишемо, що переходимо на електронну версію, і тепер будемо обмінюватися документами онлайн, але, при необхідності, готові пересилати документи і в фізичному вигляді. Дивно, але багато компаній, які підписують все онлайн, все одно просять надіслати їм ще й перові версії. Я думаю, це якийсь психологічний бар'єр. Так їм спокійніше. Півтора року ми дублювали документи - працювали і з електронними, і з фізичними. Зараз надаємо паперові документи строго за запитом.

vchasno.ua