Досвід компанії "Ланет": результати впровадження електронного документообігу
Чому ви вирішили перевести компанію на електронний документообіг?

Кількість абонентів зростала, компанія в цілому розрослася в своїй господарській діяльності, відповідно збільшився документообіг.

Для того, щоб документи були швидко підписані і доставлені нашим контрагентам, на рівні керівництва було прийнято рішення про перехід на електронний документообіг.

Які процеси (документи) у вас оцифровані?

В першу чергу почали застосовувати зовнішні документи для обміну з контрагентами:

  • Рахунок-фактура;
  • Видаткова накладна;
  • Акт виконаних робіт та наданих послуг;
  • Листи.

Пізніше застосували електронні внутрішні документи:

  • Акт приймання-передачі основних засобів, нематеріальних активів;
  • Акти списання матеріалів;
  • Передача устаткування в монтаж та інші.
Зараз у сервіс «Вчасно» можна завантажити будь-який документ в різних форматах, і ми все сміливіше цим користуємося.

Скільки часу ви витратили на перехід на ЕДО? Які кроки конкретно для вашої компанії він включав?

Десь біля двох місяців. Почали перехід на ЕДО з кінця 2018 року. Заключили договір із сервісом «Вчасно». Програму освоїли швидко. Програмісти зробили налаштування по інтеграції програм.

Для підписання внутрішніх документів зробили електронні підписи для певних працівників.

Написали листи своїм Абонентам із пропозицією отримувати та обмінюватися документами через сервіс «Вчасно». Потім сам сервіс надав можливість зробити таку розсилку — запрошення за електронними адресами Абонентів.

Але за півроку на сервіс «Вчасно» перейшло лише 10% усіх контрагентів. На зараз це вже 40%, і процес триває.

Чи були складнощі під час впровадження системи? Як відреагували на інновації співробітники і партнери?

Складнощі в основному були на початку роботи із внутрішніми документами, коли потрібно було інтегрувати документи із 1С у «Вчасно».

Співробітники відреагували добре, їм навіть було цікаво. Хоча до цього декілька разів такий перехід відкладався.

Щодо партнерів, то на початку ми отримали дуже багато листів з відмовою щодо застосування ЕДО, особливо у сервісі «Вчасно», адже більша половина користувалася «Медком».

На сьогодні із загальної кількості Абонентів 30% ще просять паперові документи.

Із тих, хто користується електронними документами, то із 40% — ми співпрацюємо через сервіс «Вчасно», 60% — користуються «Медком».

Які аргументи ви використовували, щоб переконати тих, хто відразу не погоджувався (якщо такі були)?

Посилалися на:

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003р. № 851-IV;
Закон України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015р. № 675-VIII;
Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003р. № 852-IV;
Стаття ПКУ ст. 14,1,1441
Наводили переваги зручності ЕДО та переваги сервісу «Вчасно».
Згадували про економію паперу та збереження лісу.

Які ключові зміни відбулися в компанії після переходу на електронні документи?

  • Стало менше паперової роботи.
  • Відбулася автоматизація процесу створення та надсилання документів контрагентам, звідси економія трудового ресурсу.
  • Економія часу на виконання цього обсягу роботи (підписання, надсилання).
  • Економія на матеріальній складовій (папір, витрати Укрпошти і т.п.).

Чому вибрали «Вчасно» серед усіх наявних на ринку рішень?

Якщо коротко, то сервіс Зручний і простий. Візуально добре сприймається. Не потребує спеціального встановлення програми, її оновлення і т.п. Усі документи зберігаються у «хмарах», що надає більшої довіри і надійності. Для наших контрагентів великий плюс, що вони безкоштовно підписують надіслані їм документи.

Для компанії важливим чинником була наявність у Сервісі внутрішнього документообігу.

Як ви обирали сервіс для ЕДО: з огляду на які критерії й ваші потреби; обрали кілька сервісів і порівнювали в тесті чи довірилися опису й рекламі/пораді інших компаній тощо?

Про сервіс «Вчасно» дізналися від когось із наших контрагентів, які запросили нас користуватися ним. Потім в Інтернеті прочитали про цей ресурс більше інформації. Відразу сподобалося, тому тестували лише сервіс «Вчасно».

При виборі сервісу орієнтувалися на такі критерії: швидкість, зручність, економія часу, економія трудових і матеріальних ресурсів, документообіг внутрішніх документів.

Особливо цінним було те, що була можливість використовувати підписання внутрішніх документів.

Як ви вважаєте, що повинно змінитися, щоб компанії почали масово використовувати цифрові інструменти й електронні документи зокрема?

Напевне, має бути чітка позиція податківців про визнання електронних документів. Бо Закон є, а податківці все ще хочуть документи на папері. Хоча на зараз і у них вже є прогрес в цьому напрямку.

Звісно, бажання та зацікавленість компанії в ЕДО — на першому місці.

vchasno.ua
© 2021 All Rights Reserved. vchasno.ua