Як малий бізнес впроваджує ЕДО. Кейс інтернет-магазину zyabkin.com.ua
  • як обрати постачальника послуг
  • визначення типів документів, які потрібно перевести в електронний вигляд
  • налаштування технічної частини: інтеграція Вчасно з обліковою системою
  • сповіщення контрагентів про перехід на ЕДО
  • перспективи ЕДО в Україні для малого бізнесу
В зв'язку із потребами оперативної передачі первинних документів покупцям інтернет-магазинів zyabkin.com.ua та rodniana.com.ua були розглянуті декілька варіантів сервісів ЕДО. Після детального вивчення пропозицій на ринку зупинилися на сервісі "Вчасно" через ряд його істотних переваг, а саме:
  • Не потрібно встановлювати програмне забезпечення
  • Мобільний доступ до сервісу
  • Інтуїтивно зрозумілий для сприйняття інтерфейс сервісу
  • Забезпечення підтримання передового функціоналу ЕДО
  • Обробка різноманітних форматів файлів документу, включаючи розширення *.pdf та *.jpg"
  • Підтримка різноманітних форматів КЕП (ЕЦП), включаючи *.ZS2
  • Інтеграція в програмне забезпечення 1С, яке використовує підприємство через безкоштовну зовнішню обробку, що надається сервісом
  • Висока швидкісна спроможність сервісу, як при веб-доступі, так і через обробку для 1С
  • Допустимий рівень безпеки с використанням токенів в обробці для 1С
  • Гарантоване хмарне зберігання документів на серверах сервісу протягом встановленого законодавством терміну в 3 роки
  • Можливість скачування підписаних документів для автономного зберігання за період (з оригінальними файлами підписів)
  • Оперативна компетентна технічна підтримка
Для старту роботи було обрано документи, які першочергово переводилися в електронний вигляд: надіслані контрагентам — "Замовлення покупця" (друкована форма "Рахунок на оплату") та підзвітний документ "Реалізація товарів та послуг (друкована форма "Видаткова накладна"); отримані від контрагентів — "Довіреність", "Реалізація товарів та послуг," та "Акт звірки взаєморозрахунків".


Впровадження використання первинних документів в електронному вигляді проводилося на базі облікової програми "1С 8.3 - УТП 1.2". Як технічно працювала обробка в нашому випадку? Найбільш затребувані друковані форми документів "Рахунок на оплату згідно замовлення" та його підзвітний документ "Видаткова накладна" передаються як один файл в форматі *pdf з ціллю накладення КЕП (ЕЦП) отримувача. Налаштування обробки потребувало внесення ряду доопрацювання з боку самої облікової системи.
Впровадження електронного документообігу у внутрішні процеси підприємства здійснювалося шляхом створення додаткової угоди до договору поставки контрагенту про використання з електронного документообігу. Додатково була створена форма запиту реквізитів у вигляді документа із розширенням *.docx" для надсилання на e-mail контрагентам з можливістю зворотного зв'язку.
Ключі електронного підпису для ряду співробітників компанії отримали в "АЦСК Україна" протягом 120 хвилин.

Загальний час, витрачений на впровадження використання ЕДО через сервіс "Вчасно" "під ключ" склало 10 робочих днів.

Перспективи охоплення електронним обміном документами в Україні, на думку приватного підприємства "Зябкін", на сьогоднішній день складає 40% від всієї бази юридичних осіб. Розвиток ЕДО безпосередньо залежить від правильної подачі сервісами його потенційним користувачам всіх переваг від переведення бізнес-процесів у цифровий формат, включаючи юридичні аспекти. На власному досвіді переконалися, як це просто. Такі інструменти для роботи із документами як "Вчасно", суттєво спрощують процедуру віддаленого підписання документів, економлячи час і в деяких випадках, кошти на придбання ліцензій програмного забезпечення, і значним чином — якщо порівнювати із паперовим документообігом.

vchasno.ua