Особистий досвід аудитора: як перейти на електронний документообіг
Про вигоди від електронного документообігу та нюансах вибору правильного сервісу розповідає Наталія Соболь, аудитор ТОВ «АФ «Регістр »
Перша спроба

На підприємстві, де я веду облік, більше 300 контрагентів. Їм необхідно формувати і відправляти первинні документи щомісяця. Почувши про появу сервісів, які могли б допомогти мені автоматизувати процес, я відразу зацікавилася цією можливістю.
Cпочатку ми спробували впровадити електронний документообіг за допомогою сервісу M.E.Doc. Але для того, щоб контрагент міг отримати документи за допомогою цього сервісу, йому необхідно було встановити на комп'ютер відповідне програмне забезпечення. Не всі контрагенти були до цього готові: установка нової програми вимагає її налаштування, можливі конфлікти з антивірусною системою і т.д. Так що я могла використовувати електронний документообіг тільки з обмеженим числом клієнтів.

Нові можливості

Потім моя колега, у якої на підприємстві багато контрагентів і великий документообіг, розповіла про онлайн-сервіс обміну документами «Вчасно» - вона була ним дуже задоволена. Я вирішила спробувати цей сервіс. Виявилося, що підключитися до системи дуже просто: для реєстрації необхідно вказати тільки e-mail, пароль і електронний ключ. З'ясувалося також, що команда «Вчасно» готова допомогти у вирішенні індивідуальних особливостей ведення документообігу.

Значна перевага сервісу "Вчасно" в тому, що для його використання не потрібно встановлювати додаткове програмне забезпечення. Це стало великим плюсом для нас, через особливості внутрішньої корпоративної політики і антивірусного захисту даних, і відразу полегшило підключення до електронного документообігу великої кількості контрагентів. Інтерфейс програми зрозумілий і простий. Впевнена, що багато хто може в ньому розібратися без проблем. Ще один плюс сервісу "Вчасно" - можливість імпортувати в сервіс документи безпосередньо з програми 1С. При великій кількості документів це принципово важливо.


Список переваг

Перехід на електронний документообіг дає компанії масу переваг.
  • суттєва економія часу. При наявності більше 300 контрагентів щомісячний процес підготовки документів (друк, підпис, вкладання в конверти) і їх розсилка займали кілька робочих днів. Зараз весь процес займає кілька годин.
  • можливість оперативних виправлень. При наявності неточностей в документі (неправильний юридична адреса, неточність в округленні і т.п.) контрагент може повідомити про це в той же день, і через 5-10 хвилин отримати виправлений документ.
  • економія коштів: при впровадженні електронного обігу знизилися витрати на придбання паперу, картриджів, конвертів, марок.
  • внесок до турботи про навколишнє середовище. Чим більше підприємств будуть використовувати електронний документообіг, тим менше паперу і супутніх матеріалів буде використовуватися і, відповідно, менше дерев знищуватися.
Популярні страхи та перспективи

На жаль, не всі українські підприємці готові відмовитися від паперових документів. Багато хто побоюється, що під час перевірки фіскальною службою можуть виникнути проблеми з визнанням витрат і справжністю документів. Оскільки електронні документи - це відносно новий вид документів для України і багато хто стикається з цим вперше, подібні побоювання природні. Компанії, у яких маленький документообіг, вважають за краще зберегти сформовану практику, не цікавлячись новими можливостями.



vchasno.ua