Як перейти на електронний документообіг: кейс "Делівері"
Електронний документообіг оптимізує та пришвидшує бізнес-процеси, допомагає підтримувати високий рівень сервісу та залучати нових клієнтів
Про перехід на новий спосіб документообігу

На початку 2017 року "Делівері" стала активно переводити своїх кієнтів на електронний документообіг.
Новий спосіб документообігу дав можливість економити час та гроші. Наприклад, якщо раніше для надсилання одного документа бухгалтеру доводилось витрачати від 5 до 15 хв, то тепер це час скоротився в 5 разів, незалежно від віддаленості контрагента. Значним плюсом "Вчасно" стало забезпечення безпечного обміну інформацією між "Делівері" та клієнтами, що використовують різні види програмного забезпечення. Для прикладу, Робота в аналогічних сервісах, які застосовувала компанія раніше, потребувала встановлення програми і використання ключів не всіх АЦСК, при цьому, процедура обліку документів була не така досконала, як у "Вчасно".
Лише за рік роботи в сервісі до "Вчасно" підключилося 11805 компаній. Кількість підписаний електронних документів збільшується в середньому на 5% щомісяця.


Про спеціальні функції сервісу, необхідні для логістичной компанії

Будь-який, навіть найбільш ідеальний сервіс потребує допрацювань та адаптації під потреби конкретної компанії.
Перед командою «Вчасно» стояло кілька завдань з розширення функціоналу, необхідного для скорочення часу роботи з великою кількістю документів і для зручності клієнтів «Делівері».
Що було зроблено:
- було налаштоване вивантаження даних з 1С «Делівері» у «Вчасно», що скасувало механічну роботу з перенесення інформації
- розроблено вид типового документа з точною відповідністю запитам замовника та чинним вимогам законодавства
-з'явилася можливість змінювати ПІБ та посада підписанта для документів за запитом клієнта (актуально у випадках, коли змінюється посаду або персона підписувача).


Про те, як реалізація нововведень вплинула на роботу компанії "Делівері"

В листопаді 2017 року «Делівері» реалізувала можливість електронного підписання документів в Особистому кабінеті, спростивши таким чином взаємодію з клієнтами та постачальниками за завіренням актів наданих послуг, актів звірок, договорів, листів та інших документів. Дана послуга реалізувалася з використанням сервісу «Вчасно».
Прямо в Особистому кабінеті на сайті «Делівері» клієнт відбирає потрібні йому документи за допомогою фільтрів і за період. Вибравши необхідний документ і ознайомившись з ним, контрагент може або підписати його електронним підписом і печаткою, або ж відхилити, вказавши коментар з причиною. У першому випадку документ буде завірений, і його статус в Особистому кабінеті, а також в сервісі «Вчасно» зміниться на «Підписано». У другому випадку - статус документа зміниться на «Відхилено». Незалежно від причини, всі питання по відхилених докуменах можуть бути обумовлені за допомогою електронних коментарів під документом, або через звернення за виділеними номерами телефонів «Делівері».

Про показники ефективності

Перехід на електронний документообіг істотно підвищив ефективність роботи відділу бухгалтерії: в 3,5 разів зменшилася кількість документів в друкованому вигляді, відпала необхідність в архівації та зберіганні, так як всі дані «переїхали» в хмарний сервіс «Вчасно». Швидкість підписання документів, укладення договорів та інформаційна безпека зросли.

vchasno.ua